Entre les e-mails, les demandes de devis, les relances, les tâches administratives, les rendez-vous et le suivi des clients, certaines journées sont vite remplies de petites actions répétitives.
Le problème, ce n’est pas forcément que ces tâches sont compliquées. C’est surtout qu’elles reviennent encore et encore.
L’automatisation permet justement de faire exécuter certaines de ces tâches automatiquement par des outils numériques.
Dans ce guide, vous allez découvrir quoi automatiser, comment choisir les bons processus et comment intégrer l’IA dans vos automatisations.
En résumé
- L’automatisation permet de réduire le temps consacré aux tâches répétitives.
- Une petite entreprise peut automatiser son activité sans forcément développer un logiciel complet.
- Les processus commerciaux, administratifs, marketing et relation client offrent de nombreuses possibilités.
- Il vaut mieux commencer par un processus précis plutôt que chercher à tout automatiser.
- Les outils peuvent être connectés entre eux pour créer des workflows automatisés.
- L’intelligence artificielle permet d’aller plus loin lorsque les tâches nécessitent de comprendre du texte, des documents ou des demandes clients.
- Pour des besoins spécifiques, une solution digitale sur mesure peut être plus adaptée qu’une accumulation d’outils.
C’est quoi automatiser son entreprise ?
Automatiser une entreprise consiste à utiliser des outils numériques pour exécuter automatiquement certaines actions qui étaient auparavant réalisées manuellement.
Prenons un exemple très simple.
Un prospect arrive sur votre site et demande un devis.
Sans automatisation :
Le formulaire est reçu → quelqu’un lit la demande → copie les coordonnées → ajoute le prospect dans un fichier → prévient le commercial → envoie un e-mail → programme une relance.
Avec une automatisation :
Formulaire → CRM → notification → e-mail → tâche commerciale → relance
Une partie du travail se fait alors automatiquement.
L’objectif n’est pas de supprimer l’intervention humaine. Il s’agit plutôt de laisser les outils gérer les étapes répétitives afin que les personnes puissent se concentrer sur les tâches qui demandent réellement leur intervention.
C’est quoi automatiser son entreprise ?
Non.
C’est même une idée reçue assez fréquente.
Une petite entreprise peut commencer avec un seul processus et quelques outils déjà utilisés au quotidien.
Par exemple :
- un formulaire sur le site ;
- une boîte Gmail ;
- un agenda ;
- un CRM ;
- un outil de facturation ;
- un tableau de suivi ;
- une plateforme d’automatisation ;
- un outil d’intelligence artificielle.
Le véritable enjeu n’est donc pas d’avoir beaucoup d’outils.
C’est de faire communiquer les bons outils entre eux.
Lorsque les besoins deviennent plus spécifiques, il peut également être intéressant de concevoir une solution digitale sur mesure plutôt que d’empiler plusieurs logiciels différents.
C’est quoi automatiser son entreprise ?
L’automatisation peut répondre à plusieurs problèmes très concrets dans une entreprise.
Gagner du temps sur les tâches répétitives
Imaginez que votre équipe saisisse manuellement les coordonnées de chaque nouveau prospect.
Si cela prend seulement quelques minutes par prospect, le temps cumulé peut devenir important lorsque le nombre de demandes augmente.
Une automatisation peut récupérer les informations directement depuis le formulaire et les transmettre au bon outil.
Le temps gagné peut alors être utilisé pour des tâches plus importantes.
Réduire les oublis
Une relance oubliée.
Un e-mail qui n’est jamais envoyé.
Un rendez-vous qui n’a pas été ajouté dans l’agenda.
Un prospect qui reste plusieurs jours sans réponse.
Ce sont des problèmes fréquents lorsque les processus reposent entièrement sur des actions manuelles.
Une automatisation peut déclencher automatiquement certaines actions au bon moment.
Améliorer la rapidité de traitement
Un prospect n’a pas forcément besoin d’attendre plusieurs heures avant de recevoir une confirmation.
Un système automatisé peut envoyer immédiatement :
- une confirmation de demande ;
- un e-mail d’information ;
- un lien de rendez-vous ;
- une notification ;
- une première réponse.
L’équipe peut ensuite intervenir lorsque la situation nécessite réellement une personne.
Faciliter la croissance de l'entreprise
Plus votre entreprise grandit, plus certaines tâches se multiplient.
Le nombre de prospects augmente.
Les demandes augmentent.
Les factures augmentent.
Les e-mails augmentent.
Les données à traiter augmentent.
Automatiser certains processus permet de limiter l’augmentation du travail manuel lorsque l’activité se développe.
Quelles tâches peut-on automatiser dans une petite entreprise ?
Il n’est pas nécessaire de chercher très loin.
Commencez par regarder ce que vous faites régulièrement.
Voici quelques exemples.
Automatiser les tâches administratives
L’administratif contient souvent de nombreuses tâches répétitives :
- création de documents ;
- classement de fichiers ;
- saisie d’informations ;
- notifications ;
- rappels ;
- suivi des demandes ;
- collecte de données ;
- génération de rapports ;
- mise à jour de tableaux ;
- traitement de formulaires.
Par exemple, lorsqu’un nouveau client signe un document, plusieurs actions peuvent être déclenchées automatiquement :
Document signé → création du dossier client → notification → tâche de suivi → e-mail de bienvenue.
Automatiser les processus commerciaux
C’est l’un des domaines où l’automatisation peut rapidement devenir intéressante.
Vous pouvez automatiser une partie du parcours d’un prospect :
Visiteur → formulaire → qualification → CRM → notification → rendez-vous → relance
Par exemple, lorsqu’un prospect demande un devis :
- ses informations sont enregistrées ;
- le prospect est ajouté au CRM ;
- une notification est envoyée au commercial ;
- un e-mail de confirmation est envoyé ;
- une tâche de suivi est créée ;
- une relance peut être programmée.
Cela permet de limiter le travail administratif autour des prospects.
Automatiser les relances
Les relances sont un autre exemple intéressant.
Vous pouvez prévoir différentes situations :
Devis envoyé → aucune réponse → relance après quelques jours
ou :
Facture envoyée → échéance dépassée → notification → relance
L’automatisation ne décide pas nécessairement de tout à votre place. Elle peut simplement s’assurer que certaines étapes ne soient pas oubliées.
Automatiser la communication
Certaines communications peuvent également être automatisées :
- e-mail de bienvenue ;
- confirmation de rendez-vous ;
- rappel ;
- notification de changement de statut ;
- suivi après une demande ;
- newsletter ;
- publication sur les réseaux sociaux.
Pour les entreprises qui souhaitent développer leur visibilité en parallèle, l’automatisation peut également compléter une stratégie de marketing digital et acquisition.
Automatiser le traitement des données
Lorsqu’une entreprise utilise plusieurs fichiers et logiciels, les mêmes informations sont parfois saisies plusieurs fois.
Par exemple :
Formulaire → Excel → CRM → outil de facturation
Une intégration peut permettre d’éviter ces doubles saisies.
L’information est récupérée une fois puis transmise automatiquement aux autres outils.
Comment automatiser une petite entreprise ?
Vous n’avez pas besoin de tout automatiser dès le départ.
Une méthode simple consiste à avancer progressivement.
Étape 1 : repérer les tâches chronophages
Commencez par observer votre semaine.
Quelles tâches revenez-vous faire tous les jours ?
Lesquelles sont répétitives ?
Lesquelles prennent du temps sans réellement nécessiter votre expertise ?
Notez-les.
Saisie de nouveaux prospects
Quotidienne
30 min/jour
Oui
Envoi de confirmations
Quotidienne
20 min/jour
Oui
Relance des devis |
Hebdomadaire
2 h
Oui
Appel client
Variable
Variable
Partiellement
Conseil stratégique
Variable
Variable
Non
Cette étape permet de distinguer les tâches réellement automatisables de celles qui nécessitent une intervention humaine.
Étape 2 : identifier le processus complet
Ne regardez pas uniquement une tâche isolée.
Regardez ce qui se passe avant et après.
Par exemple :
Un prospect remplit un formulaire.
Ce n’est pas vraiment le processus.
Le processus complet peut être :
Formulaire → récupération des informations → qualification → CRM → notification → prise de rendez-vous → suivi → relance.
C’est ce processus qu’il faut analyser.
Étape 3 : choisir ce qui mérite d'être automatisé
Tous les processus ne doivent pas être automatisés.
Commencez par ceux qui sont :
- fréquents ;
- répétitifs ;
- chronophages ;
- prévisibles ;
- basés sur des règles ;
- susceptibles de provoquer des erreurs lorsqu’ils sont réalisés manuellement.
Une tâche réalisée deux fois par mois n’est probablement pas prioritaire.
Étape 4 : choisir les bons outils
Il existe aujourd’hui de nombreux outils permettant d’automatiser des processus.
Mais il ne faut pas choisir un logiciel simplement parce qu’il possède beaucoup de fonctionnalités.
Posez-vous plutôt cette question :
Comment mes outils actuels peuvent-ils communiquer entre eux ?
Par exemple :
Site web + CRM + Gmail + agenda + outil d’automatisation
peuvent parfois suffire pour construire un workflow très efficace.
Étape 5 : automatiser progressivement
Commencez par un processus.
Testez-le.
Corrigez les problèmes.
Mesurez le résultat.
Puis passez au processus suivant.
Vous construisez ainsi progressivement votre système d’automatisation au lieu de modifier toute votre organisation en même temps.
Étape 6 : mesurer les résultats
Une automatisation doit avoir un objectif.
Vous pouvez mesurer :
- le temps économisé ;
- le nombre de tâches supprimées ;
- le délai de traitement ;
- les erreurs évitées ;
- le nombre de prospects traités ;
- le nombre de relances effectuées ;
- le temps de réponse aux clients.
Si une automatisation ne produit aucun bénéfice concret, il faut peut-être revoir son fonctionnement.
Quels outils utiliser pour automatiser son entreprise ?
Il n’existe pas un outil universel.
Le choix dépend de votre activité, de votre organisation et des logiciels que vous utilisez déjà.
Les CRM
Un CRM permet notamment de centraliser les informations concernant les prospects et les clients.
Il peut ensuite être connecté à d’autres outils pour automatiser certaines étapes du parcours commercial.
Les plateformes d'automatisation
Ces outils permettent de créer des workflows entre différentes applications.
Par exemple :
Nouveau formulaire → créer un contact → envoyer un e-mail → créer une tâche → notifier l’équipe.
Ils sont particulièrement utiles lorsque votre entreprise utilise plusieurs logiciels différents.
Les outils d'intelligence artificielle
L’IA permet d’ajouter une couche supplémentaire aux automatisations.
Elle peut notamment servir à :
- analyser des e-mails ;
- classer des demandes ;
- extraire des informations ;
- résumer des documents ;
- qualifier des prospects ;
- générer une première réponse ;
- analyser des textes ;
- traiter des informations non structurées.
UpWebStart peut également intégrer l’IA directement dans des processus métiers grâce à des solutions d’automatisation et d’IA.
Automatisation classique ou automatisation avec IA ?
Les deux ne répondent pas exactement aux mêmes besoins.
Automatisation classique
Elle fonctionne avec des règles.
Si un formulaire est envoyé → créer un contact.
Si une facture arrive à échéance → envoyer une notification.
Elle est particulièrement adaptée aux processus prévisibles.
Automatisation avec IA
L’intelligence artificielle devient intéressante lorsqu’il faut interpréter une information.
Par exemple :
Un client envoie un e-mail → l’IA comprend la demande → identifie son sujet → extrait les informations importantes → propose une réponse → transmet la demande au bon service.
L’IA ne remplace donc pas forcément l’automatisation classique.
Elle peut s’intégrer à l’intérieur du workflow lorsque celui-ci nécessite une analyse.
Automatisation classique ou automatisation avec IA ?
L’intelligence artificielle devient intéressante lorsqu’il faut interpréter une information.
Par exemple :
Un client envoie un e-mail → l’IA comprend la demande → identifie son sujet → extrait les informations importantes → propose une réponse → transmet la demande au bon service.
L’IA ne remplace donc pas forcément l’automatisation classique.
Elle peut s’intégrer à l’intérieur du workflow lorsque celui-ci nécessite une analyse.
Avant
Le prospect remplit le formulaire.
Quelqu’un reçoit un e-mail.
Il copie les informations dans un tableau.
Il prévient le commercial.
Le commercial répond.
Il propose un rendez-vous.
Puis il doit penser à relancer le prospect.
Tout cela peut prendre plusieurs minutes par demande.
Après
Le prospect remplit le formulaire.
↓
Les informations sont enregistrées automatiquement.
↓
Le prospect est ajouté au CRM.
↓
Une première qualification est effectuée.
↓
Le commercial reçoit une notification.
↓
Le prospect reçoit une confirmation.
↓
Un lien de rendez-vous est envoyé.
↓
Une tâche de suivi est créée.
↓
Une relance peut être déclenchée automatiquement.
Le commercial intervient toujours lorsqu’il faut discuter avec le prospect, comprendre son besoin ou construire une proposition.
L’automatisation s’occupe surtout du travail autour de la vente.
Et si les outils existants ne suffisent pas ?
C’est une situation assez fréquente.
Une entreprise peut avoir :
- un CRM ;
- un logiciel de gestion ;
- un site web ;
- un outil comptable ;
- des fichiers Excel ;
- une messagerie ;
- plusieurs outils métiers.
Mais aucun de ces outils ne correspond exactement à son processus.
Dans ce cas, ajouter encore un logiciel peut parfois compliquer davantage l’organisation.
Une application web ou un logiciel métier sur mesure peut alors permettre de regrouper plusieurs fonctionnalités dans un environnement adapté à l’entreprise.
UpWebStart accompagne notamment les entreprises dans la création d’applications web et de logiciels métiers.
L’objectif n’est pas de développer du sur-mesure pour le plaisir de développer du sur-mesure.
C’est de le faire lorsque les solutions existantes ne répondent plus correctement au besoin.
Les erreurs à éviter quand on automatise son entreprise
Vouloir tout automatiser
C’est probablement l’une des premières erreurs.
Vous découvrez toutes les possibilités offertes par les outils et vous voulez automatiser l’ensemble de votre entreprise.
Résultat : beaucoup d’outils, beaucoup de connexions et une organisation difficile à maintenir.
Commencez petit.
Automatiser un mauvais processus
Si votre processus est compliqué avant l’automatisation, il risque de rester compliqué après.
Avant d’automatiser, demandez-vous :
Peut-on simplifier ce processus ?
Parfois, supprimer une étape est plus efficace que l’automatiser.
Choisir les outils avant de comprendre le besoin
Il est tentant de chercher immédiatement « le meilleur outil d’automatisation ».
Mais commencez plutôt par votre processus.
Besoin → processus → solution → outil.
Et non :
Outil → essayer de lui trouver une utilité.
Oublier les exceptions
Une automatisation fonctionne très bien lorsque tout se passe comme prévu.
Mais que se passe-t-il si :
- le formulaire est incomplet ?
- le client demande quelque chose de particulier ?
- l’adresse e-mail est incorrecte ?
- le paiement échoue ?
- le prospect répond directement ?
Une bonne automatisation doit prévoir ces situations.
Supprimer complètement l'humain
L’automatisation doit faire gagner du temps, pas rendre votre relation client impersonnelle.
Les tâches répétitives peuvent être automatisées.
Les décisions importantes, les échanges complexes et la relation avec vos clients doivent continuer à avoir une dimension humaine.
Quel budget prévoir pour automatiser son entreprise ?
Il n’existe pas de prix unique.
Une automatisation simple entre deux outils peut être relativement légère à mettre en place.
À l’inverse, une entreprise qui souhaite automatiser un processus métier complet avec plusieurs intégrations, une base de données et de l’intelligence artificielle aura besoin d’une solution plus poussée.
Le coût dépend notamment :
- du nombre de processus ;
- des outils existants ;
- des intégrations nécessaires ;
- du niveau de personnalisation ;
- du volume de données ;
- de l’utilisation de l’IA ;
- du besoin de maintenance.
Avant de parler de budget, il est donc préférable de définir ce que vous voulez réellement automatiser.
Vous avez un processus que vous aimeriez automatiser ?
Vous utilisez peut-être déjà plusieurs outils, mais certaines tâches sont encore réalisées manuellement.
Ou peut-être qu’un processus spécifique à votre activité vous fait perdre du temps chaque semaine.
Chez UpWebStart, nous pouvons analyser votre fonctionnement, identifier les possibilités d’automatisation et vous accompagner dans la mise en place d’une solution adaptée.
Cela peut aller d’une simple connexion entre plusieurs outils jusqu’à une solution métier sur mesure avec de l’intelligence artificielle intégrée.
Vous avez déjà une idée du processus à automatiser ?
Comment automatiser une petite entreprise ?
Commencez par identifier les tâches répétitives et chronophages de votre activité. Choisissez ensuite un processus précis, sélectionnez les outils nécessaires et mettez progressivement en place l’automatisation. Il est préférable de commencer par un seul processus avant d’étendre l’automatisation à d’autres tâches.
Quelles tâches peut-on automatiser dans une petite entreprise ?
La gestion des prospects, les relances, les notifications, certains e-mails, la saisie de données, le traitement de formulaires, le suivi administratif, les rendez-vous et certaines tâches marketing peuvent notamment être automatisés.
Comment automatiser son activité avec l'IA ?
L’IA peut être intégrée dans un workflow lorsqu’une tâche nécessite de comprendre ou d’analyser des informations. Elle peut par exemple analyser un e-mail, extraire des données d’un document, qualifier une demande ou proposer une réponse.
Quels processus commerciaux peut-on automatiser ?
Il est notamment possible d’automatiser la récupération des prospects, leur ajout dans un CRM, certaines qualifications, les notifications, la prise de rendez-vous, les tâches de suivi et certaines relances.
Faut-il savoir coder pour automatiser son entreprise ?
Pas nécessairement. De nombreux outils permettent de créer des automatisations sans programmation. En revanche, lorsqu’un processus est très spécifique ou nécessite des intégrations avancées, le développement d’une solution sur mesure peut être pertinent.
L'automatisation remplace-t-elle les employés ?
L’automatisation peut surtout prendre en charge certaines tâches répétitives. Les collaborateurs peuvent alors consacrer davantage de temps aux tâches qui nécessitent leur expertise, leur jugement et leurs échanges avec les clients.
Combien coûte l'automatisation d'une entreprise ?
Le coût dépend de la complexité du processus, du nombre d’outils à connecter, du niveau de personnalisation et de l’utilisation éventuelle de l’intelligence artificielle. Une automatisation simple et une solution métier complète ne nécessitent pas le même budget.
Comment savoir quoi automatiser en premier ?
Commencez par une tâche fréquente, répétitive et chronophage, dont les étapes sont suffisamment prévisibles. Mesurez ensuite le temps économisé et les résultats obtenus avant de passer à un autre processus.